Entreprises : comment mettre en place le coworking pour vos salariés ?

En fin d’année, nous vous sensibilisions à l’intérêt du coworking pour les salariés… un nouveau mode d’organisation qui participe à la transformation du travail et au bien-être des collaborateurs. Avec une vision que nous portons chez neo-nomade d’une solution « gagnant-gagnant » pour l’entreprise comme pour les collaborateurs, puisqu’un salarié heureux et engagé est également plus efficace! Les employeurs ne s’y trompent pas : dans le dernier rapport international Coworking Survey 2017 de Deskmag, 26% des utilisateurs de coworking déclarent que la location de leur espace est payée par leur employeur… Un quart des utilisateurs seraient donc des salariés ?

Maintenant que les directions, et en particulier les Ressources Humaines, ont acté l’intérêt de cette démarche, restent des questions opérationnelles sur le déploiement et l’organisation à imaginer pour mettre en place le coworking pour les collaborateurs. Forts de notre expérience auprès de grandes (ou moins grandes) entreprises, comme Generali ou au Crédit Agricole, nous vous donnons ici 10 conseils à suivre pour amorcer le changement par la mobilité du travail !

 

Anticipez les usages futurs

Première étape essentielle d’un tel projet : bien en définir le périmètre en amont pour apporter des réponses en phase avec les futurs besoins et usages. A travers des questions concrètes comme la fréquence d’utilisation, le type d’espace souhaité, les modes d’utilisation (à l’heure, à la journée…), les services indispensables etc. vous réaliserez un premier diagnostic auprès de vos collaborateurs.

Nous avons ainsi développé une méthodologie qui définit 5 profils-type d’utilisateurs de cowoking : hyper-nomade, social, aventurier, casanier et coordinateur.  Après un sondage auprès des futurs coworkers, nous obtenons des tendances qui nous renseignent sur les besoins et usages projetés. Autre avantage de cette approche : en mettant très en amont les salariés dans la boucle, vous les impliquez et les motivez pour le projet.

profils
Exemple de profils réalisés dans le cadre de l’expérimentation « Quel bureau demain? »

 

Choisissez vos espaces

Du coworking très communautaire en plein centre-ville au télécentre en pleine campagne, il existe une variété de « tiers-lieux », ils sont même de plus en plus nombreux en France. Il faudra donc veiller à bien sélectionner ceux que vous proposerez à vos collaborateurs. Les critères les plus courants sont le type d’espace et leur ambiance (plutôt un écosystème innovant avec des startups ou plutôt un espace où l’on peut travailler au calme), l’emplacement géographique pour se rapprocher des lieux d’habitation ou de déplacement des salariés, et le budget bien évidemment. A la journée, le prix peut varier en Ile-de-France de 15 à 45 Euros la journée, de 10 à 35 Euros en moyenne en Région.

Là encore, donner la parole aux utilisateurs sera une source d’informations indispensable. Pourquoi ne pas démarrer par une phase test dans laquelle vous laissez un champ large d’espaces, pour ensuite analyser les retours de vos salariés ? Souvenez-vous, hormis les aspects légaux, ce sont eux qui ont raison !

Espaces coworking
Espaces décalés, plus professionnels, lounge ou collaboratifs… La richesse des espaces est dans la diversité des ambiances proposées

 

Faites votre budget

A ce stade-là, vous disposez des éléments pour construire votre enveloppe budgétaire. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte :

  • Taux d’adoption : celui-ci va varier en fonction des populations que vous ciblez. Pour les télétravailleurs sédentaires par exemple, on constate que 10 à 15% maximum des télétravailleurs choisissent le coworking (par rapport au domicile). Nul doute que ce pourcentage va augmenter avec l’augmentation du nombre d’espace et la meilleure connaissance du phénomène par les salariés. Pour des populations nomades, on peut constater des taux d’adoption plus importants (40 à 50%), mais avec une utilisation très variable et en fonction des besoins ponctuels. Là encore, une phase de test permettra de vérifier par l’usage les taux d’adoption réels.
  • Prix moyens des espaces – trois critères vont entrer en ligne de compte : la localisation géographique, le type d’espace (plus ou moins haut-de-gamme) et les services associés (salles de réunion, parking, rangements sécurisés…). A partir de là, et suivant les volumes de consommation que vous avez définis, vous pourrez prévoir un budget annuel qui sera réajusté après une phase d’expérimentation.
  • Coûts de mise en place et d’accompagnement : que ce projet soit géré en interne ou par un prestataire, vous devrez prendre le temps d’organiser et d’accompagner ces nouvelles pratiques. A l’inverse des coûts de réservation, ce sont des coûts non récurrents, qui n’interviendront qu’en début de projet.

Ensuite, il faut privilégier une vision globale du budget pour construire un « Business Case » englobant les coûts: mise en place et accompagnement, coûts de réservation des espaces dans la durée mais également  les retours sur investissement qui pourront être faits grâce au projet. Ce « ROI » doit être financier (surfaces économisées par exemple lors d’un déménagement ou d’une densification des surfaces au siège, concomitant au passage au coworking) et extra-financier (engagement des collaborateurs, économies de temps de transport, bien-être salarié, ouverture et innovation, attractivité RH, productivité…). Ces indicateurs doivent être mesurés pendant les phases test ou de montée en charge de l’utilisation de ces nouveaux espaces par les salariés.

productivité entreprises
Exemple d’indicateurs mesurés pendant des phases d’expérimentation, mis en forme par l’équipe neo-nomade en infographie. Cliquez sur l’image pour accéder à l’étude complète.

Préparez l’aspect légal

La loi stipule qu’un salarié travaillant en coworking est considéré comme travaillant dans des conditions normales si l’espace est fourni par l’entreprise. Pour être au plus proche des contraintes légales, on portera donc aussi une attention particulière au choix des espaces pour qu’ils répondent aux attentes du code du travail.

Toujours sur le plan légal, il faudra veiller à impliquer les Instances Représentatives du Personnel tout au long du processus de définition du projet. Cela permettra de co-construire le projet en bonne intelligence, tout en les rassurant sur les craintes que le travail à distance peut soulever (éloignement du siège, droit à la déconnexion…) malgré qu’il soit plébiscité par les salariés.

 

Ne négligez pas les contraintes de sécurité

pexels-photo-207580Les contraintes de sécurité sont de plusieurs ordres : concernant l’intégrité physique des personnes et la sécurité matérielle, il conviendra d’être vigilants sur ces points au moment de la sélection des espaces. Quoiqu’il arrive, les espaces de coworking, soumis eux aussi à ces contraintes, répondent aux directives en cours.

Le travail en tiers-lieux soulève ensuite des problématiques de sécurisation des données et de confidentialité. Dans le premier cas, l’utilisation systématique d’un VPN répond à ces contraintes. Quant à la confidentialité, on pourra former les collaborateurs et les sensibiliser à l’utilisation d’espaces confidentiels, à l’interdiction d’imprimer etc. C’est en particulier sur ce point qu’il faudra être vigilant en phase de lancement et d’accompagnement. Impliquer votre département sécurité est également possible, pour bien valider ces aspects. De manière générale, les espaces de coworking participent à un mouvement plus général de libération du travail à l’extérieur de l’entreprise (nomadisme, télétravail…) auquel doivent s’adapter à la fois les directions RH, IT, Sécurité…

 

Quid des assurances?

Les collaborateurs travaillant en coworking sont couverts d’abord par leur propre responsabilité civile, et ensuite par l’assurance de l’entreprise pour tout dommage dont ils seraient responsables. Quant aux espaces, ils ont eux aussi une assurance pour couvrir les incidents qui pourraient arriver.

A priori donc, vous n’avez qu’à vérifier auprès de vos assurances et de celles des espaces qu’elles sont bien à jour. Certains services intermédiaires, comme nous le faisons sur Neo-nomade, permettent de prendre également une assurance supplémentaire liée à ces nouveaux usages.

Accompagnez le changement

Ces usages d’espaces de travail alternatifs sont nouveaux, et participent d’une évolution profonde du travail à l’ère numérique. Il faut donc bien accompagner les salariés, et bien mesurer en amont le besoin d’accompagnement. Si vos salariés sont déjà des nomades avertis, autonomes, habitués à travailler dans des environnements flexibles et diversifiés, ces nouvelles pratiques se feront sans doute sans problème. Si vos salariés sont habitués à des environnements de travail plus classiques et plus sédentaires, moins habitués aux outils collaboratifs, également selon les pratiques et la culture de management interne, un processus d’accompagnement et d’expérimentation est fortement recommandé. Ceci est d’autant plus indispensable si ces nouveaux usages font partie d’un projet plus large de transformation (déménagement, mise en place du travail à distance, réaménagement des espaces en interne et passage au flex-office…). L’expérimentation et l’accompagnement permettront de valider pas à pas le dispositif et d’ajuster au fur et à mesure, en apprenant avec les principaux intéressés: vos salariés. Ce sont eux qui sont au coeur du dispositif.

 

Accompagnement salariés entreprises
Des formats d’accompagnement en formation et découverte des espaces, ou en forum depuis l’entreprise sont possibles

Inspirez-vous des entreprises ayant passé le cap

Lorsque l’on s’attaque à des sujets aussi engageants que la transformation du travail par la mobilité, il peut être utile de se référer aux bonnes pratiques déjà mises en place par d’autres entreprises. En voici quelques-unes, pour lesquelles nous avons œuvré ces dernières années et ces derniers mois et qui aujourd’hui mesurent les retombées positives d’un tel dispositif :

    • EDF a signé en octobre 2016 un accord de télétravail permettant à ses salariés de travailler à domicile et en tiers-lieu, pour sa branche CSP (Centre de Services Partagés)
    • GENERALI a également mis en place une politique de travail flexible innovante incluant une expérimentation de “flex-office”, télétravail à domicile et en tiers-lieu. Celle-ci est déployée à la fois en province (pour ses commerciaux) et en Ile-de-France, pour ses télétravailleurs.
    • Le CREDIT AGRICOLE, via sa filiale SILCA, a mis en place un dispositif innovant d’accès à une vingtaine d’espaces en région parisienne dans le cadre d’un déménagement récent à son campus de Saint-Quentin-en-Yvelines.

S’inspirer du coworking… Pour l’interne ?

En réinventant les espaces et les modes de travail, les lieux de coworking ont beaucoup à apprendre aux entreprises sur la façon de répondre aux besoins humains liés au travail à l’ère digitale. Quelques entreprises travaillent donc sur des projets de « coworking internes » ou « corpoworking ». Que ce soit pour créer en interne de réels espaces d’échanges et de collaboration, ou pour organiser le nomadisme au sein de l’entreprise dans des espaces sous utilisés et réaménagés, le coworking au sens large a de belles années devant lui… A l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise !

 

Pour aller plus loin

Pour creuser ces aspects et en savoir plus sur les différents retours d’expérience, n’hésitez-pas à nous contacter, nos répondrons à toutes vos questions! 

 

 

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